Bạn đang có dự định kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay phát triển mô hình kinh doanh? Bạn đang học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của phần mềm đối với quá trình kinh doanh khách sạn. Bài viết bên dưới Ezibee sẽ đưa rõ một số ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng xem qua. Để có lựa chọn khả quan nhất cho quá trình kinh doanh của bạn.
Tính năng của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft giúp cho hoạt động tính toán trở nên tiện lợi hơn. Ứng dụng này đã sớm được dùng phổ biến trong một số công việc kinh doanh đã lâu. Bây giờ, luôn có những khách sạn vừa và nhỏ sử dụng ứng dụng này trong việc quản lý. Mặt khác, với sự phát triển nổi bậc của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel để lộ ra các nhược điểm, ngoài các ưu điểm đã có của nó.
Phần mềm excel giúp quản lý:
- Check in, check out khách ra vào hàng ngày
- Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, dõi theo tình trạng phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng)
- In hóa đơn riêng cho các dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
- Miễn phí, đơn giản sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ chúng ta thực hiện những công việc tính toán phổ biến một cách đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho một số dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng.
- Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với nhiều kỹ năng dễ dàng, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu mỗi ngày, giải nhiều bài toán, thuận lợi cho quá trình lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng một số con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi một số tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
- Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng phù hợp nhất cho các hình thức khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa đáng kể.
Nhược điểm
- Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn là các chủ kinh doanh đều hiểu được hậu quả của việc này.
- Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ hoàn hảo cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
- Khó kết hợp với những báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động tạo báo cáo.
- Không sử dụng được với khách sạn quy mô lớn
Đối với các khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không thể phục vụ hoạt động quản lý nữa.
Từ nhiều ưu nhược điểm nói trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là cách ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Thế nhưng, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn lợi nhuận về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn tăng số lượng phòng và phát triển thêm một số loại hình dịch vụ thì có thể xem xét vấn đề dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý massage
