Một hệ thống quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong các khách sạn sang trọng, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện những công việc khác nhau. Tất nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS đúng đắn, quý khách hàng cần nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp trên có khả năng làm được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?
PMS một giải pháp cho phần mềm khách sạn, giúp đỡ những khách sạn, khu nghỉ dưỡng và nhiều tài sản tương tự thực hiện các công việc và hoạt động trong ngày. Ứng Dụng thường bao gồm một số nhiệm vụ quản lý và quản trị, với những ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS?
Một biện pháp phần mềm quản lý khách sạn ngày một quan trọng vì thị trường khách sạn hiện đại được thúc đẩy qua công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có khả năng đến từ nhiều kênh, giá phải được điều chỉnh thông minh cho việc quản lý thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến quá trình thanh toán, trả phòng nên được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Vấn đề này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với những thử thách đó.
Một ứng dụng quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.
3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?
Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên ngành, việc đáng nói nhất là cần xác định một hệ thống có các tính năng thích hợp cho khách sạn của bạn. Sau đây là một trong số tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng
Chức năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống đúng đắn sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện những nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng
lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách phải bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng một số dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu nhiều khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến nhiều khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn
Tiếp đến, việc đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng làm hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn tính phí nào.
d. Báo cáo
Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc nhiều quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm hợp lý với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee
một số tính năng chính của Ezibee:
- Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,
- Quản lý nhiều bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,
- Quản lý khách hàng và một số công nợ,
- Quản lý kho hàng,
- Thống kê, báo cáo hoàn hảo.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee trợ giúp nhân viên lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Ứng Dụng quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình hình lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng nhiều thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng một số để có phương hướng kinh doanh khả quan hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm cần thu một số công nợ.
Tham khảo thêm: phần mềm quản lý bida
Tính năng xuất dữ liệu tỉ mỹ của Ezibee hỗ trợ khách sạn thống kê trạng thái kinh doanh chi tiết cho người quản lý. Báo cáo có thể tùy chọn những số như ca làm việc, các dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình hình nhiều phòng và còn một số vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
